دکتر محمدمهدی طهرانچی رئیس دانشگاه آزاد اسلامی بخشنامه «دفاع از رساله دکتری تخصصی دانشگاه آزاد اسلامی» را به رؤسای استان ها، واحدها، مراکز آموزشی و معاونت آموزش های عمومی و مهارتی دانشگاه آزاد اسلامی ابلاغ کرد.
در این بخشنامه تأکید شده است: جلسه پیش دفاع به صورت متمرکز با حضور هیأت تخصصی، دانشجو، استاد راهنما و یک نفر داور برگزار می شود. همچنین با پیشنهاد استاد راهنما و مشاور مبنی بر داشتن کفایت علمی رساله و تأیید آن در شورای تحصیلات تکمیلی واحد دانشگاهی و اخذ شرایط مربوط به پیش دفاع، دانشجو ملزم است در حضور هیأت تخصصی از کفایت دستاورد علمی خود دفاع کند. سپس استاد راهنما از کفایت دستاوردهای علمی رساله دفاع و داور به نقد آن می پردازد. از این زمان دانشجو یا استاد راهنما می تواند به نقد صورت گرفته پاسخ دهد. در نهایت پس از رأی گیری مخفی در هیأت تخصصی، نتیجه به دانشجو اعلام می شود.
براساس بندهایی از این بخشنامه، برای تشکیل جلسه پیش دفاع لازم است، مستنداتی همچون نامه استاد راهنما، تأییدیه شورای تحصیلات تکمیلی واحد، درخواست دانشجو، نمره آزمون جامع، نمره آزمونEPT و گواهی دستاورد علمی در سامانه متمرکز ارزیابی کفایت دستاورد علمی رساله بازگذاری شود.
در صورت انجام پیش دفاع موفق (با تأیید کفایت دارد با حداکثر اصلاحات جزئی) دانشجو از ظرفیت استاد راهننما و مشاور خارج می شود. در صورتی که دانشجو در پیش دفاع مردود شود یک بار دیگر می تواند در پیش دفاع (حداقل سه ماه بعد) شرکت کند.
دانشجویی که برای بار دوم در پیش دفاع مردود می شود فقط برای یک بار دیگر می تواند با اخذ مجوز از معاونت های موضوعی در سازمان مرکزی در پیش دفاع (حداقل سه ماه بعد) شرکت کند و در صورت مردودی از دانشگاه اخراج می شود.
در این بخشنامه آمده است: دانشجویانی که در پیش دفاع قبول می شوند در نیمسال های بعد از پیش دفاع ملزم به ثبت نام بوده و حداکثر برای دو نیمسال تحصیلی (در صورت درخواست استاد راهنما و تأیید شورای پژوهشی و فناوری واحد دانشگاهی یک نیم سال دیگر، در مجموع سه نیمسال) از پرداخت شهریه معاف می شوند. بدیهی است در صورت عدم احراز شرایط دفاع نهایی، دانشجو باید در نیمسال های بعدی (تا سقف سنوات مجاز) نسبت به ثبت نام و پرداخت شهریه اقدام کند.
دانشجو تا زمانی که در پیش دفاع قبول نشده است، ملزم به پرداخت شهریه نیمسال های تحصیلی است. دانشجویانی که تا تاریخ 99/1/31 دفاع آنها به تصویب شورای تحصیلات تکمیلی دانشکده / شورای پژوهش و فناوری واحد رسیده، می توانند طبق بخشنامه نسبت به دفاع اقدام کنند.
دانشجو همچنین در صورت داشتن شرایط دفاع می تواند در حضور هیأت داوران شامل استاد راهنما و مشاور، داوران داخلی و خارجی، مدیر گروه و استاد ناظر از رساله خود دفاع کند. نتیجه دفاع پس از مشخص شدن درجه توصیفی رساله به دانشجو اعلام می‌شود.